Ο Βοηθός Συνάντησης είναι ένας προαιρετικός ρόλος στελέχους που φροντίζει όλες τις λεπτομέρειες που απαιτούνται για την πραγματοποίηση της συνάντησης με εύρυθμη λειτουργία. Οι λεπτομέρειες αναλύονται στο ρόλο του Βοηθού Συνάντησης, και ο ρόλος σχετίζεται στενά με εκείνη του Λοχία σε άλλους οργανισμούς. Είναι στην ευχέρεια της κάθε λέσχης εάν ο Βοηθός Συνάντησης είναι ρόλος που ισχύει σε κάθε συνάντηση και τον εξασκεί διαφορετικό άτομο κάθε φορά ή εάν πρόκειται για στέλεχος της λέσχης που δεν αλλάζει. Καθώς αυτός ο ρόλος σχετίζεται με πολλές "άχαρες" δραστηριότητες όπως το να βεβαιώνεται κανείς ότι η αίθουσα είναι σε καλή κατάσταση πριν τη συνάντηση, να καθαρίζει μετά, κτλ., προτείνουμε να αναλαμβάνει διαφορετικό άτομο κάθε φορά, αντί να υπάρχει μόνιμος ρόλος στελέχους